Birgt KI im Projektmanagement ein Risiko?

Um diese drängende Frage gleich zu beantworten: Nein, ist die beruhigende Antwort. KI wird die (zwischen)menschlichen Facetten des Projektmanagements nicht komplett eigenständig händeln können. Aber – im Projektmanagement wie auch in vielen anderen Wirtschaftsbereichen – werden Fachleute, die über die richtige Mischung aus Soft Skills und technischen Fähigkeiten verfügen und KI effektiv einzusetzen vermögen, die gefragtesten Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt sein.

Welche Aufgaben kann KI im Projektmanagement-Prozess unterstützen?

Wir geben Ihnen einen Überblick, in welchen Bereichen des Projektmanagements KI Ihre Arbeit als Projektmanager*in unterstützen kann. Wir fokussieren dabei besonders diejenigen Tätigkeiten, die im Projektmanagement ganz unabhängig vom Inhalt des jeweiligen Projektes anfallen (also z.B. Koordination und Führung des Projektteams, Risikomanagement oder Ressourcenplanung). Der nutzbringende Einsatz von KI bei den fachlich-inhaltlichen Arbeiten ist so divers wie die Branchen, in denen Projekte durchgeführt werden (IT, Bau, Engineering, Forschung, Events, Organisationsentwicklung etc.), und würde als Thema den Rahmen dieses Artikels sprengen.

Was sind die hauptsächlichen Anwendungsbereiche von KI im Projektmanagement?

Programm- und Portfolio

Auf Programm- und Portfolio-Ebene können KI-Tools Organisationen helfen, diejenigen Projekte auszuwählen und zu priorisieren, die den größten Erfolg versprechen. Im besten Fall sind die datengetriebenen Empfehlungen auf Basis von Maschine Learning vorurteilsfrei und somit weniger subjektiv als menschliche Entscheider*innen. Das ist allerdings von den Trainingsdaten abhängig. Entscheidend wird es künftig also sein, die KI-Anwendungen mit den richtigen Daten zu trainieren, um Biases zu vermeiden, die sich dann später durch die Entscheidung der KI im Projektmanagement ziehen.

Projektmanagement-Büros

Projektmanagement-Büros (PMOs) profitieren vom besseren Monitoring des Fortschritts der einzelnen Projekte in Echtzeit, der frühzeitigen Identifikation von Problemen und Lösungsvorschlägen und beispielsweise der automatischen Erstellung und dem Versand von Projektreports.

Einzelne Projekte

Auf der Ebene des einzelnen Projektes helfen KI-Anwendungen bereits in der Phase der Initialisierung dabei, schneller und oft besser einen überzeugenden Business Case oder eine Projektcharta zu erstellen. Während der Definition und Planung kann die KI im Grunde jede Aufgabe der Projektmanager*innen unterstützen, von der Planung von Terminen und Ressourcen über die Projektumfeldanalyse bis zur Identifikation und Bewertung von Chancen und Risiken und von Maßnahmen zu deren Begegnung.

KI-Anwendungen zur Effizienzsteigerung

In der Durchführung und Steuerung der Projekte lassen sich KI-Anwendungen zur Effizienzsteigerung nutzen: Einfache Routineaufgaben wie Zusammenfassungen und Analysen von Dokumenten, Berechnungen, Besprechungsprotokolle und Berichte können automatisiert erstellt, abgelegt und versendet werden. Dabei werden nicht nur die Zeit und der Aufwand der manuellen Erledigung eingespart, sondern die Datengenauigkeit erhöht sich auch noch, indem Daten bei der Erstellung in Echtzeit zur Verfügung stehen. Viele derzeit existierende digitale KI-Projektmanagement-Tools für Aufgabenautomatisierung, Risikomanagement und Ressourcenzuweisung haben KIs bereits eingebaut, Sie müssen sie also gar nicht selbst entwickeln oder hinzufügen.

Besonders spannend wird es, wenn verschiedenste KI-Tools selbstständig miteinander agieren und ein ganzer Workflow automatisiert abläuft, z.B. Meeting schedulen – Besprechungsprotokoll erstellen – Tasks in Projektplan eintragen mit Verantwortlichkeit und Fälligkeitsdatum (abgestimmt mit der Auslastung der Projektmitarbeitenden) – verantwortliche Projektmitarbeitende sehen die Tasks in ihrem individuellen Dashboard und erhalten Reminder – Projektmanager*in sieht in seinem/ihrem Taskboard, ob die Tasks erledigt wurden.

KI-Projektsteuerung

Im Bereich der KI-Projektsteuerung können Projektmanager*innen ihre Entscheidungen auf maschinelle Mustererkennung und präzise Zukunftsvorhersagen stützen und erhalten in schwierigen Situationen maßgeschneiderte Lösungsvorschläge von virtuellen Projektassistenten, die kontinuierlich von den laufenden Projekten für zukünftige dazulernen und beispielsweise Änderungen in der Projektplanung per Spracheingabe entgegennehmen und gleich mit ihrer Datenbasis abgleichen.

Neue Rolle für Projektmanager*innen

Aus dieser KI-gestützten Augmentierung ergibt sich eine neue Rolle für Projektmanager*innen: Ihr Aufgabenschwerpunkt wird sich künftig noch weiter von administrativen Aufgaben auf das Coaching und die Unterstützung der Projektmitarbeitenden, den regelmäßigen Austausch mit den wichtigsten Stakeholder*innen und das Fördern einer produktiven Arbeitskultur verschieben. Starke Soft Skills, Empathie und Führungsstärke werden daher in Zukunft umso wichtiger werden für Menschen, die Projekte leiten wollen – gepaart mit der Fähigkeit, die neuen Technologien für den Projekterfolg einzusetzen.

Vor welche Herausforderungen stellt die KI im Projektmanagement Projektmanager*innen und Organisationen?

Den unübersehbaren Vorteilen der Effizienzsteigerung, Zeitersparnis, anpassungsfähigeren Projektsteuerung und verbesserten Teamkommunikation und Zusammenarbeit stehen einige Herausforderungen gegenüber: Der technologische Status Quo vieler Organisationen ist noch nicht sehr weit, zwischen der vollständigen Automatisierung von Workflows und der gegenwärtigen Organisation in Exceltabellen und PowerPoint-Slides liegen noch Welten. Bis zur tatsächlichen Zeit- und Kostenersparnis entstehen Kosten für Hardware, Software, deren Integration und die Weiterbildung der Mitarbeitenden.

Daten müssen für den Einsatz von KI verfügbar und verwendbar gemacht, d.h. aus verschiedenen digitalen oder papiernen Dokumenten zusammengetragen, bereinigt und strukturiert werden. Qualifizierungslücken müssen geschlossen und Mitarbeitende fortgebildet werden (vom Schreiben spezifischer und kontextualisierter Prompts bis zur Arbeit mit vollautomatisierten Workflows).

Es müssen Widerstände gegenüber Veränderungen, Ängste und Gewohnheiten überwunden werden und Vertrauen durch die transparente Verwendung von KI und sichtbare erste Erfolge geweckt werden. Ethische und datenschutzrechtliche Fragen sind zu klären und es wird auch nach der Einführung von KI-Anwendungen menschlicher Kontrollen und kritischer Bewertungen der KI-Ergebnisse bedürfen.

Welches Fazit ziehen wir zu KI im Projektmanagement?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass KI in allen Projektphasen eingesetzt werden kann und die Chancen von KI im Projektmanagement die Herausforderungen mittelfristig überwiegen werden. Projektmanager*innen und Unternehmensleitungen fällt die Aufgabe zu, als Gestalter*innen der digitalen Transformation digitale Tools mit und ohne KI bestmöglich in ihren Projekten einzusetzen, um nicht hinter der Konkurrenz zurückzubleiben. Gleichzeitig bleibt das Projektmanagement ein People Business und gerade in diesem für den Projekterfolg elementaren Bereich sind die Fähigkeiten echter Menschen gefragt.

Über uns – CBM Projektmanagement GmbH

Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung zählt CBM zu den führenden Anbietern für Projektmanagement-Weiterbildungen im deutschsprachigen Raum. Unsere Weiterbildungen basieren auf internationalen Standards wie der IPMA(R) ICB4 und dem Scrum-Framework und kombinieren praxisnahe Methoden und aktuelle Entwicklungen wie KI mit individueller Betreuung. 

Unsere Standorte in Hamburg und Berlin bieten moderne Lernumgebungen, zusätzlich stellen wir technisches Equipment für das digitale Arbeiten von zuhause bereit. Das Ergebnis: nachhaltiger Lernerfolg, starke Prüfungsergebnisse und beste Perspektiven für Ihre Karriere.